Business Process Management (BPM)

business process management

„Wer die Prozesse im Unternehmen nicht beherrscht, beherrscht das ganze Unternehmen nicht.“ Dieses Zitat von W. Edwards Deming macht deutlich, wie wichtig das Verständnis der internen Prozesse ist. Im folgenden Artikel lernen Sie, wie sie Business Process Management einsetzen um Ihre Unternehmensziele besser zu erreichen.

Was ist BPM?

Was genau steckt hinter dem Begriff Business Process Management (BPM) oder zu Deutsch Geschäftsprozess Management? Zunächst handelt es sich um eine Methodik zum Management der Prozesse in einer Organisation. Weiterhin beinhaltet BPM Methoden, Konzepte und Technologien für das Design, die Implementierung, die Analyse und die Steuerung operativer Geschäftsprozesse. Sie umfasst Menschen, Systeme, Funktionen, Unternehmen, Kunden, Lieferanten und Partner. BPM definiert Prozesse und spiegelt verschiedene Geschäftsabläufe wider. Geschäftsprozesse sind zeitlich-logische Abfolgen von Aktivitäten. Dank BPM werden innerhalb eines Unternehmens diese Prozesse analysiert, optimiert, automatisiert und transparent. „Wer macht was, wann, wie und womit?“ ist eine zentrale Fragestellung. BPM hat das Ziel, alle in einem Unternehmen existierenden Informationen zu den eigenen Geschäftsprozessen zu nutzen, um sich auf den Kunden auszurichten und als Ergebnis die Unternehmensziele besser zu erreichen.

Die drei Dimensionen des BPM

BPM spricht die folgenden drei wichtigsten Dimensionen eines globalen Unternehmens an:

Business (Geschäft): Die Dimension des Wertes

Sie stellt den Wert des Unternehmens und die Wertschöpfung dar. BPM hilft, die operativen Tätigkeiten besser mit den Zielen und Strategien des Unternehmens in Einklang zu bringen.

Process (Prozess): Die Dimension der Transformation

Sie schafft Werte durch strukturierte Tätigkeiten. Die sogenannten Prozesse werden optimal und effektiv auf Gegebenheiten des Unternehmens transformiert. Durch BPM werden Geschäftsprozesse effektiver, transparenter und flexibler.

Management: Die Dimension der Entscheidung

Durch Prozessentwicklung und Prozessmanagement sind die erforderlichen Benutzerschnittstellen zur Steuerung und Abstimmung integriert. Das Management stößt Prozesse an, die notwendig sind für das Erreichen von Unternehmenszielen.

Lifecycle

BPM ist ein methodisches Vorgehen, das bei kontinuierlicher Anwendung einen Regelkreis darstellt (vgl. dazu Abb. 1). Auch wenn in einem Unternehmen noch keine Prozessbeschreibungen vorhanden sind, existieren zu mindestens „de-facto“ Prozesse durch die gelebte Art und Weise, wie Aufgaben abgearbeitet und weitergegeben werden. BPM unterstützt den gesamten Lebenszyklus (Lifecycle) von Geschäftsprozessen und liefert Lösungen für die Modellierung, Implementierung, Überwachung sowie Analyse und Optimierung von Prozessen.

Phasen des Lebenszyklus von BPM

Phasen des Lebenszyklus von BPM

Zunächst sei angemerkt, dass es bestimmt unzählige Lebenszyklen gibt und jeder Experte seine Variante hat. Allen gemein sollte aber sein, dass die Prozesse optimiert werden. Eine praxiserprobte Unterscheidung der Phasen ist folgende:

Modellierung

In der Modellierungsphase werden Prozesse ausgewählt, definiert und individuell nach Gegebenheiten und Wünschen des betreffenden Unternehmens optimal beschrieben und Sollprozesse festgelegt.

Implementierung

Für die Implementierung werden die Geschäftsprozesse aufgenommen und dokumentiert. Es gilt, diese Prozesse in eine Prozesslandschaft zu implementieren und auszuführen. Hierzu gehört sowohl die Veröffentlichung im Unternehmen als auch die Automatisierung.

Überwachung

Die Überwachung ist eine der wichtigsten Steuerkomponenten. Die Prozesse werden ständig überwacht und visualisiert. Die dafür benötigten Informationen sind jederzeit überall in Echtzeit verfügbar. Genaue, zeitnahe Informationen sind die wichtigste Voraussetzung für die spätere Optimierung.

Analyse

In der Analysephase werden die in der Überwachungsphase ermittelten Daten ausgewertet. Die Bewertung beruht auf der unternehmenseigenen Strategie und dem Zielsystem. Sie werden auf Leistung und Zielerreichung hin analysiert. Sie stellt damit die Ist-Situation des Unternehmens fest und kann mögliche Engpässe oder Information über die Auslastung der Ressourcen wiedergeben. Sie bestimmt mögliche Schwachstellen und Verbesserungspotentiale, welche in Form von optimierten Prozessen in einem Soll-Konzept modelliert und dokumentiert werden. Denn eine Prozessoptimierung setzt die Messbarkeit von Prozessen voraus. In dieser Phase werden zum Beispiel Ist-Daten bei der Prozessausführung mit den modellierten Soll-Vorgaben abgeglichen. Für einen solchen Soll-Ist-Vergleich müssen Parameter bestimmt werden, was gemessen bzw. optimiert werden soll. Beispielsweise kann das die Gesamtlaufzeit eines Prozesses sein, aber auch die Gesamtkosten, die sich aus der Nutzung aller am Prozess beteiligten Ressourcen ergeben. Somit ist durch messbare und auswertbare Daten bzw. Prozesse eine Überwachung und Auswertung der Geschäftsprozesse anhand solcher Soll-Ist-Vergleiche möglich. So lassen sich Durchschnittswerte und eventuelle Abweichungen feststellen. Anschließend werden aus den ermittelten Daten Reports erzeugt, welche die Schwachstellen aufzeigen.

Optimierung

Die gewonnenen Erkenntnisse aus dem Vergleich der Soll- Ist-Situation werden genutzt, um Verbesserungsmaßnahmen und Vorgaben für die Gestaltung der neuen Geschäftsprozesse abzuleiten. Es werden neue Prozessstrukturen entworfen, mit Kennzahlen versehen und dem Zielsystem zugeordnet. Für eine Optimierung werden Lösungen entworfen und Simulationen ausgeführt. Vorschläge für eine Optimierung können das Verbinden von Prozessen, die Automatisierung von weiteren Teilaufgaben und Schritten, die Vermeidung unnötiger Eingaben oder die Verbesserung der Strukturierung von Daten sein. Die Folge ist die Anpassung der Prozesse und somit eine erneute Design-bzw. Modellierungs-Phase.

Die Erkenntnisse aus der Optimierung fließen in einem Kreislauf wieder in die Design-Phase ein. Somit schließt sich der Lebenszyklus. Die Prozesse durchlaufen einen Regelkreis, damit sie kontinuierlich verbessert und angepasst werden können. Nur wenn alle Phasen berücksichtigt werden, können auch Fortschritte gemessen und Prozesse kontinuierlich verbessert werden. Ein wesentlicher Aspekt ist dabei die Durchgängigkeit, d.h. die einzelnen Phasen des Lebenszyklus müssen ohne wesentliche Medienbrüche integriert werden. Nur so ist eine flexible Anpassung, Erweiterung und Optimierung der Prozesse möglich. Ist dies nicht der Fall, entsteht zusätzlicher Integrationsaufwand beim Übergang zwischen den Phasen. Dies führt zu höheren Kosten und senkt die Flexibilität. Der Prozess-Kreislauf hält das Unternehmen als lebendigen Organismus in Bewegung und unterstützt die kontinuierliche Geschäftsprozessverbesserung.

 

Autor: Stefan Moch

 

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