Gestaltung der Ablauf-Organisation (Prozessoptimierung)

Ablauf Prozess-Organisation

In jedem Unternehmen gibt es relativ wenige Kernprozesse, die entscheidend für den Unternehmenserfolg sind. Diese Kernprozesse über Bereichsgrenzen hinweg zu beschreiben und zu optimieren, ist oft eine komplexe Aufgabe. Unternehmen, die ihre Kernprozesse optimal aufgestellt haben, profitieren davon jedoch enorm.

 

Durch Optimierung der Kernprozesse kann die Strategie unterstützt werden und somit die Leistungserbringung für die Kunden verbessert werden. Hierzu müssen zunächst die Kernprozesse identifiziert werden und die Einzel-Aktivitäten je Prozess beschrieben werden. Dann kann in der Reihenfolge der Bearbeitung jeder Prozess optimiert werden.

Unter einem Geschäftsprozess versteht man eine Zusammenstellung aller Abläufe, die zur Erfüllung eines Kundenwunsches führen. Der Kunde kann dabei extern oder intern sein. Ein Geschäftsprozess umfasst in der Regel die Ausübung mehrerer Funktionen, oft durch verschiedene organisatorische Bereiche des Unternehmens. Er lässt sich zumeist in mehrere Teilprozesse und zahlreiche Einzel-Aktivitäten untergliedern.

Die optimale Gestaltung von Abläufen im Unternehmen verbessert die Fähigkeit eines Unternehmens, seine Leistungen kostengünstig und im Sinne seiner Kunden zu erbringen. Der Ansatz des Business Process Reengineering beispielsweise zielt auf die Gestaltung von durchgängigen Prozessen vom Lieferanten bis zum Kunden ab. Im Rahmen der Strategie-Implementierung sind die Geschäftsprozesse so zu gestalten, dass sie die Strategie unterstützen. Der Fokus hierbei liegt auf den Kernprozessen des Unternehmens.

Die Gestaltung von Geschäftsprozessen zur Unterstützung der Strategie-Implementierung beginnt mit der Identifikation der Kernprozesse. Im Rahmen der strategischen Analyse werden Erfolgsfaktoren für das Unternehmen bzw. für Segmente im Markt ermittelt. Diese beschreiben, welche Produkteigenschaften und Leistungsmerkmale die Kunden besonders schätzen und zu bezahlen bereit sind. Die formulierte Strategie sollte auch Aussagen darüber treffen, welche Ressourcen und Fähigkeiten ausgebaut werden müssen, um die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen. Aus der Kenntnis der Erfolgsfaktoren und der konkreten strategischen Ziele können nun diejenigen Prozesse abgeleitet werden, deren möglichst gute Beherrschung für die Strategie-Implementierung von besonderer Wichtigkeit ist. Weitere Merkmale dieser sogenannten Kernprozesse sind auch hohe Kosten bzw. hohe Kapitalbindung.

Sind die Kernprozesse identifiziert, so müssen sie zunächst beschrieben werden. Ein Prozess ist möglichst umfassend zu beschreiben – von der Kundenanforderung über die „Produktion" bis hin zum Empfang der Leistung durch den Kunden. Der Gesamtprozess wird zerlegt in Teilprozesse, und diese wiederum werden zerlegt in Einzelaktivitäten. Einzelaktivitäten stellen die kleinste Einheit dar, sie können an einem Arbeitsplatz ohne Unterbrechungen und ohne Beziehungen zu anderen Aktivitäten durchgeführt werden. Die einzelnen Schritte werden vollständig aufgezeichnet und dann zueinander in Beziehung gesetzt – möglich sind sequenzielle Abfolge, parallele Bearbeitung, Verzweigungen, Vor- und Rückkopplungen. Eine solche Darstellung zeigt nicht nur die zeitliche Abfolge der Aktivitäten auf, sie verdeutlicht auch die räumliche Struktur und erlaubt damit Rückschlüsse auf Raumbedarf und Transportwege.

Die so dargestellten Einzelaktivitäten lassen sich zu übergeordneten Teilprozessen zusammenfassen. Teilprozesse werden von einem Aufgabenträger (Mitarbeiter oder Abteilung) bzw. einer Gruppe gleichartiger Aufgabenträger durchgeführt. Zwischen den Teilprozessen bestehen Schnittstellen, an denen die Bearbeiter wechseln und dadurch Übermittlungsprobleme, Transportbedarf und Wartezeiten auftreten können.

Auf die detaillierte Beschreibung folgt nun die Optimierung der Prozesse. Diese erfolgt nach den Methoden der Eliminierung, des Auslagerns, des Beschleunigens und der Minimierung von Schnittstellen.

  • Eliminieren: Teilschritte ohne bzw. mit nur geringer Wertschöpfung sind nach Möglichkeit zu streichen.
  • Auslagern: Für Teilschritte, die von externen Anbietern billiger oder besser erbracht werden können, ist Outsourcing zu prüfen.
  • Beschleunigen: Bisher nacheinander bearbeitete Teilprozesse können evtl. parallel bearbeitet werden. Leerzeiten sind zu vermeiden, beispielsweise durch veränderte Bearbeitungsregeln oder durch Verändern der Bearbeitungsreihenfolge.
  • Schnittstellen minimieren: Durch Zusammenfassen mehrerer Teilprozesse oder durch eine Umgestaltung der Organisationsstruktur (Aufgabenbereiche, Verantwortlichkeiten) können Schnittstellen reduziert werden. Angestrebt werden sollte eine Übereinstimmung von Prozessstruktur und Verantwortungsstruktur.

Die Durchführung einer Optimierung von Kernprozessen bringt oft erhebliche Veränderungen für die betroffenen Personen mit sich. Wichtig ist daher zum einen ein klares Commitment der Unternehmensführung, auch vor tiefgreifenden Veränderungen nicht zurückzuschrecken. Zum anderen spielt eine offene Kommunikation und Information der Beteiligten eine ebenso große Rolle, um die erforderliche Akzeptanz zu schaffen.

Autor: Achim Sztuka

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