PowerPoint Präsentationen — Relevant, kurz und prägnant
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Damit Ihre Präsentation gelingt, müssen Sie sie zum einen Ihre Präsentation auf Ihr Publikum zuschneiden (Relevanz) und ihr Interesse zu wecken und zum anderen darauf achten, dass ihre Präsentation für ihr Publikum angenehm gestaltet ist. (Kürze und Prägnanz) Dieser Artikel gibt Ihnen dazu ein paar entscheidende Hinweise. |
» Auf die Relevanz der Informationen achten
» Kürze und Prägnanz bei der Präsentations- und Foliengestaltung
PowerPoint-Präsentationen werden gehalten, um Fragen zu beantworten: "Ist die Investition rentabel?" - "Ja, weil ...." "Wie gewährleisten wir zukünftig die Attraktivität unseres Sportvereins?" - "Indem wir ...."
Erstaunlich viele PowerPoint-Präsentationen beantworten allerdings Fragen, die gar nicht gestellt wurden: "Sollen wir eine Niederlassung in Düsseldorf eröffnen?" - "Wir haben die verfügbaren Gewerbeflächen geprüft. Düsseldorf-Rath bietet die besten Bedingungen für uns. Für den Bau des neuen Verwaltungsgebäudes benötigen wir ...."
Wie kommt es zu diesem Phänomen? Eigentlich ganz einfach.
Als Präsentationsersteller ist man häufig sehr vertraut mit seinem Thema, hat schon viel Zeit damit verbracht, alle möglichen Fragestellungen zu durchdenken und bearbeiten. Kommt nun der Tag, an dem das eigene Thema oder Projekt einem Entscheider vorgestellt wird, lautet der Auftrag oft lapidar "Vorstellung Thema X". Als Präsentationsersteller brennt man nun darauf, dem Entscheider die Dinge zu vermitteln, die einem augenblicklich am wichtigsten oder am spannendsten erscheinen.
Nun befindet sich der Empfänger der Präsentation meist in einer völlig anderen Lage. Er muss seine Zeit noch auf unzählige weitere Themen aufteilen, hat oft nicht das Vorwissen, um alle Detailfragen beurteilen zu können, und ist in seinem Denk- und Beurteilungsprozess auch nicht zwingend an derselben Stelle, an der Sie sich derzeit befinden. Vor diesem Hintergrund stehen Ihre Chancen gar nicht schlecht, Fragen zu beantworten, die sich der Präsentationsempfänger im Augenblick der Präsentation überhaupt nicht stellt.
Auf die Relevanz der Informationen achten
Damit Ihnen solche Situationen möglichst selten widerfahren und Ihre Präsentationen so relevant wie möglich werden, finden Sie zunächst heraus, wer Ihre Zuhörer sind und was Sie bei diesen Menschen bewirken wollen. Versetzen Sie sich in deren Situation: Sie gehen zu einer Präsentation und wollen etwas mitnehmen. Dies setzt voraus, dass der Inhalt des Vortrages genau auf Ihr Interesse stößt, also relevant ist für Sie.
Idealerweise wird eine Frage beantwortet, die für Sie bisher noch offen war. Wenn Sie als Präsentierender genau das bewirken können, dann werden Sie einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Vor der Erstellung sollten Sie sich daher intensiv mit dem Publikum und Ihrer Botschaft befassen. Folgende Leitfragen helfen, diese Vorarbeit zu leisten.
- Wer wird bei der Präsentation zugegen sein?
- Was möchte ich bei diesen Menschen bewirken?
- Was kann ich bei meinen Zuhörern voraussetzen?
- Wie denken meine Zuhörer? Wie verstehen sie Sachverhalte am besten?
- Wie muss meine Präsentation gestaltet sein, damit meine Zuhörer mir für die Präsentation danken werden?
- Über welches Vorwissen verfügt der Präsentationsempfänger? Wie weit ist er mit den Details des Themas vertraut?
- Inwieweit will der Präsentationsempfänger sich überhaupt mit den Details des Themas auseinandersetzen?
- Wie grenzt der Empfänger das Thema ab? Welche angrenzenden Themen benötigt er für das Verständnis?
Kürze & Prägnanz bei der Präsentations- und Foliengestaltung
Sie kennen bestimmt die berühmten Folienschlachten, wenn eine Präsentation eher an ein Daumenkino erinnert bzw. wenn so viele Folien gezeigt werden, dass man denkt, das Ganze hört niemals auf. Auch hier hilft es, sich in die Situation des Publikums zu versetzen. Selbst der intelligenteste Mensch hat eine begrenzte geistige Kapazität. Um eine Präsentation zu verstehen, müssen wir uns auf das Gezeigte und Gesprochene konzentrieren, und das in einem Umfeld, welches die Konzentration nicht immer unterstützt.
Das Schlimmste, was bei einer Präsentation passieren kann, ist wenn das Publikum „abgehängt" wird. Die ratlosen und frustrierten Blicke im Publikum werden den Präsentierenden weiter verunsichern. Daher ist es ratsam, die Anzahl der Folien so gering wie möglich zu halten und damit das Publikum nicht zu überfordern. Zeigen Sie besser nur das Allernotwendigste. Falls Sie glauben, dass die eine oder andere Folie noch ergänzend hilfreich sein könnte, legen Sie diese ins Backup (bzw. den Anhang) und zeigen sie nur, falls eine Diskussion zu dem Thema aufkommt. Das Publikum wird beeindruckt sein, wenn Sie bei einer Frage auf die Folie im Backup wechseln können. Das zeigt, dass Sie sehr gut vorbereitet sind und Ihre Präsentation bewusst schlank gehalten haben. Man wird es Ihnen danken.
Kürze und Prägnanz gelten auch als Leitlinie für die einzelnen Folien. Wie die Präsentation an sich, sollten Sie auch die Folien nicht überfrachten. Denken Sie an die Regel, dass jede Folie immer nur eine einzige Aussage haben sollte.
Autor: Achim Sztuka
Bild oben © S. Hofschlaeger / PIXELIO'
Sie haben die Aufgabe eine Präsentation zu erstellen. Beispielsweise die Vorstellung eines Projektes oder einer eigenen Idee mit der Sie überzeugen möchten. Damit Ihre Präsentation gelingt, müssen Sie sie zum einen Ihre Präsentation auf Ihr Publikum zuschneiden (Relevanz) und ihr Interesse zu wecken und zum anderen darauf achten, dass ihre Präsentation für ihr Publikum angenehm gestaltet ist. (Kürze und Prägnanz) Dieser Artikel gibt Ihnen dazu ein paar entscheidende Hinweise.
Relevanz
Finden Sie zunächst heraus, wer Ihre Zuhörer sind und was Sie bei diesen Menschen bewirken wollen. Versetzen Sie sich in deren Situation: Sie gehen zu einer Präsentation und wollen etwas mitnehmen. Dies setzt voraus, dass der Inhalt des Vortrages genau auf Ihr Interesse stößt, also relevant ist für Sie.
Idealerweise wird eine Frage beantwortet, die für Sie bisher noch offen war. Wenn Sie als Präsentierender genau das bewirken können, dann werden Sie einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Vor der Erstellung sollten Sie sich daher intensiv mit dem Publikum und Ihrer Botschaft befassen. Folgende Leitfragen helfen, diese Vorarbeit zu leisten.
- Wer wird bei der Präsentation zugegen sein?
- Was möchte ich bei diesen Menschen bewirken?
- Was kann ich bei meinen Zuhörern voraussetzen?
- Wie denken meine Zuhörer? Wie verstehen sie Sachverhalte am besten?
- Wie muss meine Präsentation gestaltet sein, damit meine Zuhörer mir für die Präsentation danken werden?
Kürze & Prägnanz
Sie kennen bestimmt die berühmten Folienschlachten, wenn eine Präsentation eher an ein Daumenkino erinnert bzw. wenn so viele Folien gezeigt werden, dass man denkt, das Ganze hört niemals auf. Auch hier hilft es, sich in die Situation des Publikums zu versetzen. Selbst der intelligenteste Mensch hat eine begrenzte geistige Kapazität. Um eine Präsentation zu verstehen, müssen wir uns auf das Gezeigte und Gesprochene konzentrieren, und das in einem Umfeld, welches die Konzentration nicht immer unterstützt.
Das Schlimmste, was bei einer Präsentation passieren kann, ist wenn das Publikum „abgehängt" wird. Die ratlosen und frustrierten Blicke im Publikum werden den Präsentierenden weiter verunsichern. Daher ist es ratsam, die Anzahl der Folien so gering wie möglich zu halten und damit das Publikum nicht zu überfordern. Zeigen Sie besser nur das Allernotwendigste. Falls Sie glauben, dass die eine oder andere Folie noch ergänzend hilfreich sein könnte, legen Sie diese ins Backup (bzw.
Sie haben die Aufgabe eine Präsentation zu erstellen. Beispielsweise die Vorstellung eines Projektes oder einer eigenen Idee mit der Sie überzeugen möchten. Damit Ihre Präsentation gelingt, müssen Sie sie zum einen Ihre Präsentation auf Ihr Publikum zuschneiden (Relevanz) und ihr Interesse zu wecken und zum anderen darauf achten, dass ihre Präsentation für ihr Publikum angenehm gestaltet ist. (Kürze und Prägnanz) Dieser Artikel gibt Ihnen dazu ein paar entscheidende Hinweise.
Relevanz
Finden Sie zunächst heraus, wer Ihre Zuhörer sind und was Sie bei diesen Menschen bewirken wollen. Versetzen Sie sich in deren Situation: Sie gehen zu einer Präsentation und wollen etwas mitnehmen. Dies setzt voraus, dass der Inhalt des Vortrages genau auf Ihr Interesse stößt, also relevant ist für Sie.
Idealerweise wird eine Frage beantwortet, die für Sie bisher noch offen war. Wenn Sie als Präsentierender genau das bewirken können, dann werden Sie einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Vor der Erstellung sollten Sie sich daher intensiv mit dem Publikum und Ihrer Botschaft befassen. Folgende Leitfragen helfen, diese Vorarbeit zu leisten.
• Wer wird bei der Präsentation zugegen sein?
• Was möchte ich bei diesen Menschen bewirken?
• Was kann ich bei meinen Zuhörern voraussetzen?
• Wie denken meine Zuhörer? Wie verstehen sie Sachverhalte am besten?
• Wie muss meine Präsentation gestaltet sein, damit meine Zuhörer mir für die Präsentation danken werden?
Kürze & Prägnanz
Sie kennen bestimmt die berühmten Folienschlachten, wenn eine Präsentation eher an ein Daumenkino erinnert bzw. wenn so viele Folien gezeigt werden, dass man denkt, das Ganze hört niemals auf. Auch hier hilft es, sich in die Situation des Publikums zu versetzen. Selbst der intelligenteste Mensch hat eine begrenzte geistige Kapazität. Um eine Präsentation zu verstehen, müssen wir uns auf das Gezeigte und Gesprochene konzentrieren, und das in einem Umfeld, welches die Konzentration nicht immer unterstützt.
Das Schlimmste, was bei einer Präsentation passieren kann, ist wenn das Publikum „abgehängt" wird. Die ratlosen und frustrierten Blicke im Publikum werden den Präsentierenden weiter verunsichern. Daher ist es ratsam, die Anzahl der Folien so gering wie möglich zu halten und damit das Publikum nicht zu überfordern. Zeigen Sie besser nur das Allernotwendigste. Falls Sie glauben, dass die eine oder andere Folie noch ergänzend hilfreich sein könnte, legen Sie diese ins Backup (bzw. den Anhang) und zeigen sie nur, falls eine Diskussion zu dem Thema aufkommt. Das Publikum wird beeindruckt sein, wenn Sie bei einer Frage auf die Folie im Backup wechseln können. Das zeigt, dass Sie sehr gut vorbereitet sind und Ihre Präsentation bewusst schlank gehalten haben. Man wird es Ihnen danken.
Kürze und Prägnanz gelten auch als Leitlinie für die einzelnen Folien. Wie die Präsentation an sich, sollten Sie auch die Folien nicht überfrachten. Denken Sie an die Regel, dass jede Folie immer nur eine einzige Aussage haben sollte.
den Anhang) und zeigen sie nur, falls eine Diskussion zu dem Thema aufkommt. Das Publikum wird beeindruckt sein, wenn Sie bei einer Frage auf die Folie im Backup wechseln können. Das zeigt, dass Sie sehr gut vorbereitet sind und Ihre Präsentation bewusst schlank gehalten haben. Man wird es Ihnen danken.
Kürze und Prägnanz gelten auch als Leitlinie für die einzelnen Folien. Wie die Präsentation an sich, sollten Sie auch die Folien nicht überfrachten. Denken Sie an die Regel, dass jede Folie immer nur eine einzige Aussage haben sollte.
